Mekanisme Pengelolaan Layanan Bimbingan dan Konseling di Sekolah

Mekanisme Pengelolaan Layanan Bimbingan dan konseling. Secara sistematis, mekanisme pengelolaan layanan bimbingan dan konseling ditata dan mencakup tahap-tahap berikut ini, diantaranya: analisis kebutuhan, perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut pengembangan program. 

a. Analisis kebutuhan 

Program layanan bimbingan dan konseling dirancang sesuai dengan data kebutuhan peserta didik, sekolah, dan orangtua. Data kebutuhan dikumpulkan dan ditelaah untuk memperbaharui tujuan dan rencana program bimbingan dan konseling. Bimbingan dan konseling telah direncanakan, dilaksanakan, dan dievaluasi serta ditindak lanjuti sesuai dengan prioritas data kebutuhan yang difasilitasi pemenuhanya dalam bidang dan komponen bimbingan dan konseling.

Kebutuhan dari peserta didik, satuan pendidikan, dan orang tua diidentifikasi dengan berbagai instrumen non tes dan tes atau dengan pengumpulan fakta, laporan diri, observasi, dan tes, yang diselenggakan oleh konselor atau guru bimbingan dan konseling (BK) sendiri atau fihak lain yang mempunyai kredibilitas dalam menjalanan tes tersebut. Hasil identifikasi dianalisis dan diinterpretasi untuk menentukan skala prioritas layanan bimbingan dan konseling. 

b. Perencanaan 

Perencanaan (action plans) sebagai alat yang berguna untuk merespon kebutuhan yang telah teridentifikasi, mengimplementasikan tahap-tahap khusus untuk memenuhi kebutuhan, dan mengidentifikasi fihak yang bertanggungjawab terhadap setiap tahap, serta mengatur jadwal dalam program tahunan dan semesteran serta pengimplementasiannya. 

Sehingga, sejak awal sudah dirancang secara efisiensi dan keefektivan program dan rencana pengukuran akuntabilitasnya. Program layanan bimbingan dan konseling direncanakan sebagai program tahunan dan program semesteran. 

c. Pelaksanaan 

Pelaksanaan bimbingan dan konseling harus memperhatikan aspek penggunaan data dan penggunaan waktu yang tersebar ke dalam kalender akademik. 

Aspek pertama adalah penggunaan data. Kumpulan data akan memberikan informasi yang penting dalam pelaksanaan program layanan dan akan diperlukan dalam mengevaluasi program dalam kaitannya dengan kemajuan yang diraih peserta didik/konseli. 

Data dikumpulkan sepanjang proses pelaksanaan bimbingan dan konseling sehubungan dengan perencanaan apa yang dikerjakan, apa yang tidak dikerjakan, apa yang berubah atau ditingkatkan. 

Data yang dikumpulkan dipilah menjadi data 3, diantaranya sebagai berikut: 

1. Data jangka pendek yaitu data setiap akhir aktivitas, 
2. Data jangka menengah merupakan data kumpulan dari periode waktu tertentu, misalnya program semesteran maka data yang dimaksud adalah data selama satu semester untuk mengukur indikator kemajuan ke arah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dan 
3. Data jangka panjang merupakan sebuah data akhir dari serangkaian program misalnya program tahunan yang merupakan data hasil seluruh aktivitas dan dampaknya pada perkembangan pribadi, sosial, belajar, dan karir peserta didik. 

Aspek kedua adalah penggunaan waktu yang tersebar dalam kalender akademik. Oleh karena itu, Proporsi waktu perencanaan dan pelaksanaan setiap komponen dan bidang bimbingan dan konseling juga harus memperhatikan tingkat satuan pendidikan, kebutuhan peserta didik, jumlah konselor atau guru bimbingan dan konseling, jumlah peserta didik yang dilayani. 

Perhatian utama ditujukan kepada kebutuhan peserta didik sebagai hasil analisis kebutuhan. Persentase dalam setiap distribusi waktu konselor atau guru bimbingan dan konseling (BK) dalam setiap komponen program layanan bimbingan dan konseling juga harus memperhatikan tingkatan kelas dalam satuan pendidikan. 

Sebagian besar waktu konselor atau guru bimbingan dan konseling (80%-85%) untuk pelayanan langsung kepada peserta didik, sisanya (15%-20%) untuk aktivitas manajemen dan administrasi. 

Kalender aktivitas bimbingan dan konseling (BK) merupakan sebuah perencanaan program semua komponen dan bidang layanan bimbingan dan konseling diatur sejalan dengan kalender akademik satuan pendidikan. 

d. Evaluasi 

Evaluasi dalam bimbingan dan konseling merupakan proses pembuatan pertimbangan secara sistematis mengenai keefektivan dalam mencapai tujuan program bimbingan dan konseling berdasar pada ukuran (standar) tertentu. 

Dengan demikian evaluasi merupakan proses sistematis dalam mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang efisiensi, keefektivan, dan dampak dari program dan layanan bimbingan dan konseling terhadap perkembangan pribadi, sosial belajar, dan karir peserta didik/konseli. Evaluasi berkaitan dengan akuntabilitas yaitu sebagai ukuran seberapa besar tujuan bimbingan dan konseling telah dicapai. 

Baca juga:

Contoh Evaluasi Analisis Dan Rencana Tindak Lanjut Layanan Bimbingan dan Konseling

e. Pelaporan 

Pelaporan proses dan hasil dari pelaksanaan program bertujuan untuk menjawab pertanyaan bagaimana peserta didik berkembang sebagai hasil dari layanan bimbingan dan konseling. Laporan akan digunakan sebagai pendukung program lanjutan untuk menjamin keberhasilan pelaksanaan program selanjutnya. 

Laporan jangka pendek akan menfasilitasi evaluasi aktivitas program jangka pendek. 

Laporan jangka menengah dan jangka panjang akan merefleksikan kemajuan ke arah perubahan dalam diri semua peserta didik. Isi dan format laporan sejalan dengan kebutuhan untuk menyampaikan informasi secara efektif kepada seluruh pemangku kepentingan. 

Laporan juga akan menjadi informasi penting bagi pengembangan profesionalitas yang diperlukan bagi konselor atau guru bimbingan dan konseling. 

f. Tindak lanjut

Tindak lanjut atas laporan program dan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling akan menjadi sebuha alat yang sangat penting dalam tindak lanjut untuk mendukung program sejalan dengan yang sudah direncanakan, mendukung setiap peserta didik yang dilayani, mendukung digunakannya materi yang sesuai, mendokumentasi proses, persepsi, dan hasil program secara rinci, mendokumentasi dampak jangka pendek, menengah dan jangka panjang, atas analisis keefektivan program digunakan untuk mengambil keputusan apakah program dilanjutkan, lalu direvisi, atau dihentikan, meningkatkan program, serta digunakan untuk mendukung perubahan dalam suatu sistem sekolah.