Contoh Makalah ISO 20000, 22000, 27000, 28000

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

ISO merupakan Standard Kualiti yang sangat popular di seluruh dunia. Ribuan organisasi telah menggunakan standard ini dan dijangkakan akan banyak lagi organisasi yang akan mengamalkannya

Kata ISO digunakan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi atau The International Organization for Standardization sebagai nama dari organisasinya. Tujuan pendiriannya adalah untuk mengembangkan standarisasi di seluruh dunia.

ISO merupakan federasi internasional dari badan-badan standarisasi nasional di seluruh dunia, saat ini anggotanya mencakup lebih dari 130 negara. Pekerjaan pembuatan standar internasional biasanya dilakukan oleh Komite Teknis ISO. Setiap anggota yang memiliki kepentingan terhadap suatu subjek yang akan dipersiapkan oleh Komite Teknis ISO berhak menempatkan wakilnya di dalam komite tersebut. ISO bekerjasama erat dengan Komisi Elektroteknik Internasional atau International Electrotechnical Commision (IEC). Setiap draft standar internasional yang dibuat oleh Komite Teknis ISO disosialisasikan terlebih dahulu kepada seluruh anggota federasi ISO, dan baru bisa diterbitkan setelah mendapat persetujuan sedikitnya 75% dari anggota federasi.

Oleh karena itu PT Pelayaran Indonesia (Pelni) sebagai perusahaan pelayaran internasional di Indonesia menerapkan ISO untuk eksistensinya didunia internasional dan dampak lain dari penerapan ISO adalah meningkatkan sistem mutu sesuai standar internasional.

B. Rumusan masalah

Dengan berbekal keingin tahuan kita tentang ISO, bagaimana dan apa itu ISO?

1. Apa ISO itu?
2. Manfaat penerapan sistem manajemen mutu iso untuk pimpinan puncak?
3. Apa yang dibahas di ISO 20000, 22000, 27000, 28000 itu?

C. Tujuan pembuatan makalah

Dalam pembuatan makalah ini, penyusun mempunyai beberapa tujuan yang hendak dicapai, yaitu :

Tujuan dari penulisan makalah ini antara lain :

1. Untuk memenuhi tugas kuliah manajemen oprasional.
2. Dan untuk menambah pengetahuan kita semua tentang ISO 20000, 22000, 27000, 28000 itu.

BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian ISO

Pengertian standar

Standar adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan. 

Salah satu contohnya adalah penetapan standar ukuran dan format kartu kredit, atau kartu-kartu “pintar” (smart) lainnya yang telah mengikuti standar internasional ISO dan dapat digunakan di berbagai mesin anjungan tunai mandiri (ATM) di seluruh dunia, dan banyak contoh-contoh lainnya. Dengan demikian standar internasional telah membantu kehidupan manusia menjadi lebih mudah, serta lebih meningkatkan keandalan dan kegunaan barang dan jasa.

B.            Pengertian ISO

Organisasi Standar Internasional (ISO) adalah suatu asosiasi global yang terdiri dari badan-badan standardisasi nasional yang beranggotakan tidak kurang dari 140 negara. ISO merupakan suatu organisasi di luar pemerintahan (Non-Government Organization/NGO) yang berdiri sejak tahun 1947. Misi dari ISO adalah untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional, dan juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmupengetahuan, teknologi dan kegiatan ekonomi. Kegiatan pokok ISO adalah menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.

C.           Nama ISO

Banyak pihak melihat adanya suatu ketidakcocokan antara nama lengkap “International Organization for Standardization” dengan kependekannya ‘ISO’, dimana ‘IOS’ dianggap lebih tepat. Anggapan itu benar bila penetapan nama didasarkan pada kependekannya. Yang sebenarnya, istilah ISO bukan merupakan kependekan, tapi merupakan nama dari organisasi internasional tersebut. “ISO” berasal dari Bahasa Latin (Greek) “isos” yang mempaunyai arti “sama” (equal). Awalan kata “iso-“ juga banyak dijumpai misalnya pada kata “isometric”, “isomer”, “isonomy”, dan sebagainya.

Dari kata “sama” (equal) menjadi “standar” inilah “ISO” dipilih sebagai nama organisasi yang mudah untuk dipahami. ISO sebagai nama organisasi juga dalam rangka menghindari penyingkatan kependekannya bila diterjemahkan ke dalam bahasa lain dari negara anggota, misalnya IOS dalam bahasa Inggris, atau OIN (Organisation Internationale de Normalisation) dalam bahasa Perancis, atau OSI (Organsiasi Standardisasi Internasional) dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apapun bahasa yang digunakan, organisasi ini namanya tetap ISO.

D.           Kebutuhan dan Tujuan Standar Internasional

Dengan adanya standar-standar yang belum diharmonisasikan terhadap teknologi yang sama dari beberapa negara atau wilayah yang berbeda, kiranya dapat berakibat timbulnya semacam “technical barriers to trade (TBT)” atau “hambatan teknis perdagangan”. Industri-industri pengekspor telah lama merasakan perlunya persetujuan terhadap standar dunia yang dapat membantu mengatasi hambatan-hambatan tersebut dalam proses perdagangan internasional.

Dari timbulnya permasalahan inilah awalnya organisasi ISO didirikan. Standardisasi internasional dibentuk untuk berbagai teknologi yang mencakup berbagai bidang, antara lain bidang informasi dan telekomunikasi, tekstil, pengemasan, distribusi barang, pembangkit energi dan pemanfaatannya, pembuatan kapal, perbankan dan jasa keuangan, dan masih banyak lagi. Hal ini akan terus berkembang untuk kepentingan berbagai sektor kegiatan industri pada masa-masa yang akan datang. Perkembangan ini diperkirakan semakin pesat antara lain karena hal-hal sebagai berikut:

1. Kemajuan dalam perdagangan bebas di seluruh dunia
2. Penetrasi teknologi antar sektor
3. Sistem komunikasi di seluruh dunia
4. Standar global untuk pengembangan teknologi
5. Pembangunan di negara-negara berkembang

Standardisasi industri adalah suatu kenyataan yang diperlukan di dalam suatu sektor industri tertentu bila mayoritas barang dan jasa yang dihasilkan harus memenuhi suatu standar yang telah dikenal. Standar seperti ini perlu disusun dari kesepakatan-kesepakatan melalui konsensus dari semua pihak yang berperan dalam sektor tersebut, terutama dari pihak produsen, konsumen, dan seringkali juga pihak pemerintah. Mereka menyepakati berbagai spesifikasi dan kriteria untuk diaplikasikan secara konsisten dalam memilih dan mengklasifikasikan barang, sarana produksi, dan persyaratan dari jasa yang ditawarkan.

Tujuan penyusunan standar adalah untuk memfasilitasi perdagangan, pertukaran, dan alih teknologi melalui :

1. Peningkatan mutu dan kesesuaian produksi pada tingkat harga yang layak.
2. Peningkatan kesehatan, keamanan dan perlindungan lingkungan, dan pengurangan limbah.
3. Kesesuaian dan keandalan inter-operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik.
4. Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan kegunaan barang dan jasa.
5. Peningkatan efisiensi distribusi produk dan kemudahan pemeliharaannya.
6. Pengguna (konsumen) lebih percaya pada barang dan jasa yang telah mendapatkan jaminan sesuai dengan standar internasional.
7. Jaminan terhadap kesesuaian tersebut dapat diperoleh baik dari pernyataan penghasil barang maupun melalui pemeriksaan oleh lembaga independen.

E.            ISO/IEC 20000

ISO/IEC 20000 adalah standar internasional pertama untuk manajemen layanan teknologi informasi (ITSM, IT Service Management). Standar ini didasari dan ditujukan untuk menggantikan British Standards BS 15000. Standar ini pertama kali dipublikasikan pada Desember 2005 dan seperti pendahulunya, BS 15000, awalnya dikembangkan untuk menggambarkan pedoman praktik terbaik yang terdapat dalam kerangka kerja ITIL (Information Technology Infrastructure Library) walaupun standar ini juga mendukung kerangka kerja dan pendekatan ITSM lainnya.

ISO/IEC 20000 terdiri dari dua bagian: satu spesifikasi untuk manajemen layanan TI dan satu aturan pelaksanaan untuk manajemen layanan. Bagian pertama:

1. ISO 20000-1, menganjurkan penggunaan pendekatan proses terintegrasi untuk secara efektif menyediakan layanan terkelola sesuai kebutuhan bisnis dan pelanggan. Bagian kedua.
2. ISO 20000-2, adalah suatu 'aturan pelaksanaan' dan menjelaskan praktik-praktik terbaik untuk manajemen layanan dalam lingkup ISO 20000-1.

Standar umum, dan yang pertama digunakan dalam manajemen layanan Teknologi Informasi (TI) adalah ISO/IEC 20000 (ISO 20000). Standar ini secara spesifik menentukan persyaratan bagi institusi (merujuk kepada BUMN, Swasta dan Government) penyedia layanan TI untuk merencanakan, menetapkan, menerapkan, mengoperasikan, memantau, mereview, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen layanan TI.

F.            Manfaat Yang Dapat Diperoleh Dari Sertifikasi ISO 20000

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari sertifikasi iso 20000 antara lain:

1. Bukti komitmen institusi dalam peningkatan layanan

Riil komitmen institusi untuk meningkatkan layanan TI tertuang dalam sertifikasi ISO 20000. Impelementasi sistem manajemen layanan TI yang baik dapat meningkatkan kualitas layanan institusi, mengurangi biaya yang ditimbulkan oleh proses TI dan meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko yang sangat mungkin ditimbulkan oleh proses TI serta mendorong peningkatan dan perbaikan layanan TI secara terus-menerus. Hal tersebut membuktikan bahwa institusi mampu memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan pengguna.

2. Keperluan audit

Audit merupakan evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Sertifikat ISO 20000 mampu membuktikan kepada Auditor bahwa layanan TI dikelola dengan baik dan kualitasnya dapat diterima oleh pengguna. ISO 20000 menekankan pendekatan proses pada pengelolaaan layanan TI. Hal ini memberikan jaminan bahwa data yang dihasilkan oleh proses yang benar adalah content yang valid sehingga mereduksi keraguan auditor atas data yang diaudit.

3. Meningkatnya citra institusi

Sertifikasi ISO 20000 meningkatkan citra perusahaan atas layanan TI yang diberikan. pensejajarkan diri dengan institusi world class lain dalam hal pengelolaan TI. Hal ini tentu saja berdampak positif dalam hal “nilai jual” institusi dalam persaingan dengan institusi yang lain, dengan kata lain meningkatkan daya saing institusi di mata para pelanggannya.

Konsekuensi

Sertifikasi ISO 20000 membutuhkan effort yang besar dari seluruh komponen manajemen layanan TI suatu institusi. Keberhasilannya ditentukan secara bersama-sama. Tiap-tiap orang/bagian memiliki porsi masing-masing untuk keberhasilan sertifikasi. Dibalik pencapaian tersebut, sudah pasti ada konsekuensi yang harus dipenuhi, antara lain:

·         Jumlah biaya yang dikeluarkan untuk sertifikasi

Sertifikasi ISO 20000 tidak murah, perlu biaya yang relatif besar dikeluarkan. Namun, keberhasilnya akan mendatangkan.

·         keuntungan yang jauh lebih besar kepada institusi.

Perlu usaha yang besar pada waktu pertama kali memutuskan melakukan sertifikasi

Usaha-usaha dimaksud adalah pelaksanaan manajemen layanan TI sebagaimana tercantum dalam ISO 20000, komitmen pimpinan untuk sungguh-sungguh menerapkan sistem manajemen layanan TI, merubah budaya kerja pegawai yang belum terbiasa dengan budaya kerja tercatat, terukur, terdokumentasi dan sesuai prosedur, penyesuain struktur organisasi manajemen layanan TI, pemenuhan teknologi (fasilitas, sarana dan prasarana kerja).

ISO 20000 merupakan standar yang diadopsi oleh ISO (The International Organization for Standardization) dari British Standard (BS) 15000 (standar untuk IT Service Management) yang dikeluarkan oleh British Standard Institution (BSI) Group.

Tahun 2005 BS 15000 diterbitkan menjadi ISO 20000:2005 (edisi pertama). Tahun 2011 telah rilis edisi kedua ISO 20000:2011.

Secara formal ISO 20000 terdiri dari:

• ISO 20000-1:2011, berisi persyaratan sistem manajemen layanan TI yang harus dipenuhi oleh institusi agar layanan yang diberikan memiliki kualitas yang dapat diterima oleh pelanggan. Diantaranya terdiri desain, transisi, pengiriman dan peningkatan pelayanan yang memenuhi persyaratan layanan dan memberikan nilai bagi pelanggan dan penyedia layanan. Persyaratan tersebut wajib dipenuhi oleh institusi agar sesuai dengan standar. Bagian ini merupakan dasar bagi fihak ketiga untuk melakukan audit secara independen.
• ISO 20000-2:2012, berisi petunjuk dalam penerapan sistem manajemen layanan TI. Bagian ini berisi saran untuk organisasi yang ingin melakukan sertifikasi. Bagian ini tidak terlalu wajib untuk diikuti.
• ISO 20000-3:2009, berisi panduan tentang definisi ruang lingkup dan penerapan dari ISO 20000-1.
• ISO 20000-4:2010, berisi proses model referensi.
• ISO 20000-5:2010, berisi contoh implementasi rencana ISO 20000-1.

G.           ISO22000
            ISO 22000 adalah digunakan untuk Perusahaan makanan atau minuman dituntut untuk memperhatikan aspek kesehatan dan keselamatan pelanggannya, sehingga harus meningkatkan pengendalian kontrol internalnya terutama dalam proses produksi.

ISO 22000 merupakan suatu standar yang berisi persyaratan sistem manajemen keamanan pangan. Standar ini fokus terhadap pengendalian dalam sistem dan proses produksi produk makanan dan minuman. Setiap jenis produk baik makanan atau minuman harus dibuatkan rencana proses dan pengendaliannya. Pada dasarnya ISO 22000 tidaklah berbeda jauh dengan ISO 9001, hal yang membedakan terdapat dalam klausul 7: perencanaan dan realisasi produk dan klausul 8: validasi, verifikasi dan perbaikan sistem.

H.           ISO/IEC27001

           Kemajuan dalam dunia teknologi informasi atau yang lebih dikenal dengan IT telah membawa perubahan yang sangat besar dalam dunia bisnis. Dimulai dengan adanya penerapan internet dalam dunia bisnis misalnya website, email sampai penggunaan jejaring sosial lainnya. Perubahan ini menjadikan dikenal adanya transaksi on-line, data-data dan informasi dalam bentuk file komputer dan sebagainya.

Pada tahun 2005, The International Organization for Standardization menerbitkan standar yang kenal dengan ISO/IEC 27001.  ISO/IEC 27001 merupakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau dikenal juga dengan Information Security Management System (ISMS). ISO/IEC 27001 sekarang ini telah banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang banyak menggunakan aplikasi IT dalam kegiatan bisnisnya.

I.              ISO 28000

Aksi terorisme yang telah terjadi beberapa tahun yang lalu telah memberikan pengaruh terhadap sistem bisnis. Sehingga dipandang perlu suatu sistem manajemen keamanan yang dapat memastikan keamanan dalam rantai pasokan (supply chain). ISO telah menerbitkan seri standar ISO 28000 yang berupa persyaratan terhadap sistem keamanan rantai pasokan. Standar ini diterapkan terutama untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai ancaman resiko keamanan relatif tinggi misalnya suatu fasilitas umum, bank, logistik, hotel, sampai kilang minyak atau sarana vital lainnya.

J.             Hubungan Kualitas, Lingkungan, dan Keselamatan & Kesehatan dengan ISO

Untuk mencapai peningkatan yang berkelanjutan, adalah penting bagi perusahaan untuk mengelola dan mengendalikan resiko keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan dan kualitas. Untuk mengelola ketiga hal tersebut (kualitas, lingkungan, dan keselamatan & kesehatan), banyak perusahaan sudah mulai menerapkan manajemen berbagai sistem, termasuk yang telah disebutkan di atas yakni . Dalam prakteknya, telah terbukti sulit untuk menangani ketiga sistem manajemen tersebut secara terpisah dan untuk memastikan keberpihakan mereka dengan strategi organisasional

Sejalan dengan itu banyak perusahaan yang sudah mengintegrasikan bagian-bagian kerja tersebut (bagian kerja kualitas dan bagian kerja keselamatan & kesehatan kerja dan lingkungan hidup atau HSE) menjadi satu bagian yakni QHSE (Quality, Health, Safety, dan Environment). Hal tersebut sangat penting karena operasional yang peduli pada aspek mutu, lingkungan hidup, keselamatan dan kesehatan kerja semakin mendapat perhatian dan sorotan yang serius dari kalangan bisnis. Jika ketiga sistem manajemen tersebut diimplementasikan secara terpisah akan ada banyak duplikasi standar kerja, prosedur dan sistem kerja, dan bisa mengakibatkan biaya tambahan dan bahkan konflik.

K.           Guna Penerapan ISO diera Globalisas

Di era globalisasi perusahaan-perusahaan menghadapi tantangan yang sangat berat sehingga mau tidak mau harus meningkatkan daya saingnya atau mati. Globalisasi berarti suatu keterbukaan dimana dihapusnya secara bertahap segala bentuk hambatan dan persyaratan yang berimplikasi terjadinya peningkatan mobilitas manusia, barang dan jasa dari suatu negara ke negara lainnya. Dan tentu saja suka atau tidak suka, perusahaan lokalpun harus bersiap menghadapi penetrasi dari perusahaan asing. 

Untuk merespon perkembangan tersebut diperlukan suatu strategi bisnis yang cerdas terutama dalam meningkatkan daya saing produk, misalnya bagaimana cara bersaing dengan produk-produk dari China yang membanjiri pasar lokal dengan harga relatif murah dan bersifat masal. Strategi bisnis yang diterapkan dapat berupa peningkatan kinerja secara internal maupun eksternal. Peningkatan kinerja secara internal salah satu upayanya dengan meningkatkan sistem manajemen perusahaannya menjadi lebih baik dan tertata.

Melalui tulisan ini, kita akan mencoba mengenal lebih dekat apa itu ISO dan beberapa jenis standar ISO yang telah diterbitkan. Pada dasarnya ISO merupakan singkatan dari The International Organization for Standardization, meskipun secara teknis singkatannya menjadi IOS, namun penulisannya bakunya adalah ISO.

The International Organization for Standardization merupakan lembaga standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. Lembaga atau organisasi ini berpusat di Jenewa, Swiss.

Empat Jenis Dokumen untuk Memenuhi Persyaratan Registrasi

1. Manual Kualitas (dokumen tingkat I) = dokumen strategis yg berisi persyaratan kebijaksanaan kualitas yg dikeluarkan manajemen.
2. Prosedur-prosedur (dokumen tingkat II) = prosedur tertulis untuk mencapai kebijaksanaan kualitas yang telah dinyatakan dalam dokumen tingkat I.
3. Instruksi-instruksi (dokumen tingkat III) = dokumen operasional, berisi instruksi2 tertulis yang dikeluarkan sbg bagian dari implementasi prosedur2 yg ada dlm dokumen tingkat II.
4. Formulir-formulir (dokumen tingkat IV) = dokumen database, berisi catatan2 kualitas.

Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO untuk Pimpinan Puncak atau (manager)

1. Menjadi alat powerful untuk mengukur performa perusahaan.
2. 5 parameter untuk mengukur kinerja perusahaan.
3. Survey kepuasan pelanggan.
4. Keluhan pelanggan.
5. Audit internal.
6. Pengendalian produk tidak sesuai.
7. Pencapaian sasaran mutu.

BAB III

KESIMPULAN

ISO merupakan suatu organisasi di luar pemerintahan (Non-Government Organization/NGO) yang berdiri sejak tahun 1947. Misi dari ISO adalah untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional, dan juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmu pengetahuan,teknologi dan kegiatan ekonomi. 

Kegiatan pokok ISO adalah menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. ISO itu sendiri berasal dari Bahasa Latin (Greek) “isos”yang mempaunyai arti “sama” (equal). Seiring perkembangan zaman dan semakin luasnya berbagai hal yang berkaitan dengan wilayah yang harus distandarisasi, maka semakin banyak pula jenis-jenis standar baru yang ada dan diimplementasikan pada berbagai negara.Standar-standar ISO yang berkaitan dengan berbagai bidang tersebut.